Als eten deel uitmaakt van je fondsenwervende evenement, moet je verstandig een cateringservice kiezen. Hoe uw gasten zich uw fondsenwerving herinneren, zal sterk afhangen van wat zij van het eten en de service vonden. Die herinneringen, goed of slecht, zullen hen beïnvloeden wanneer het tijd is om na te denken over het bijwonen van uw volgende liefdadigheidsevenement.

Voorbereiding is de sleutel. Veel locaties die u selecteert, hebben een beperkte lijst met cateringservices die mogelijk worden gebruikt. Sommigen zullen erop staan ​​dat u hun interne cateringservice gebruikt. Anderen hebben helemaal geen beperkingen. In welke positie u zich ook bevindt, u moet voldoende tijd laten om uw cateringopties te onderzoeken voordat u uw keuze maakt.

Als u veel cateringkeuzes heeft, raad ik u aan uw notities Goedkope Catering in Leeuwarden op een centrale locatie te bewaren. Een notebook met zakken of een uitbreidbare bestandsmap zou ideaal zijn. Naast dat je jezelf georganiseerd houdt, kun je deze waardevolle kennis ook opnemen in je evenementinformatie, die moet worden doorgegeven aan de organisator van de volgende jaren.

Dit zijn de belangrijkste overwegingen bij het kiezen van een cateringservice:

Maak een lijst van uw cateringbehoeften

Als u accurate biedingen voor uw fundraisers-maaltijd wilt ontvangen, moet u een overzicht van uw cateringbehoeften verstrekken. Belangrijke items om op te nemen zijn:

Datum en tijd van uw evenement.

Locatie van uw evenement.

Binnen of buiten.

Is er een keuken op het terrein?

Hoeveel gasten (kijk voor minima bij uw cateringservice)?

Voedingsproblemen (vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, koosjer, etc.).

Serveerbehoeften: buffetstijl, traditioneel diner, familiestijl, voedselstations of cocktailreceptie.

Beschikbare tijd om de gebeurtenis in te stellen en op te splitsen?

Uw horecabudget

Laat uw cateraar vooraf uw budget kennen. Wees duidelijk over welk type evenement je plant. Waarschuw hen voor elk thema of stijl voor uw evenement dat kan of zou moeten worden weergegeven in het menu.

Ga er niet vanuit dat een buffet- of voedselstation minder duur is dan een diner. Het hangt allemaal af van het soort eten dat wordt geserveerd, niet hoe het wordt geserveerd.

Enkele goedkopere opties zijn: Hors d’oeuvres-receptie of Deli / Party Trays-receptie, een Salad Lunch, een Dessert Party, een Tea Party of een Cake and Punch-receptie. Als u niet van plan bent om een ​​volledige maaltijd te organiseren, kunt u het beste uw receptie of feest plannen tijdens een niet-standaard maaltijd.

Menu

Sommige cateringservices zijn meer geribbeld in hun menukeuzes en opties. Goede vragen om te stellen zijn:

Hebben ze vaste menu’s of kunnen ze menu’s aanpassen aan de stijl van je evenement?

Zijn ze in staat gasten met voedselallergieën te huisvesten?

Werken ze met vers of bevroren voedsel?

Wat zijn mijn drankopties en kosten: water, melk, frisdranken, koffie, thee, enz.?

Wanneer moet ik het menu afsluiten?

Wanneer hebben ze een definitieve head count nodig?

Portiegroottes & presentatie

Vraag om foto’s van het eten dat bij eerdere evenementen is geserveerd. U zoekt portiegrootte en presentatie. Niemand wil verrast zijn met kleine porties of een slordig ogende plaat. Een foto van een gedekte tafel (zilverwerk, borden, glazen, servetten, botervlootjes, zout en peper en slasauzen) moet worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat het aan uw normen voldoet.

Smaaktest

Als u een nieuwe cateringservice gebruikt, moet u vragen om hun menu te proberen. Vraag of er een vergoeding is voor een proefsmaak?

Als u de behoefte voelt, kunt u ook een rondleiding aanvragen bij de cateringfaciliteit, met name de keuken. Dit kan worden gecombineerd met de voorbeeldsmaak.

Sommigen gaan zelfs zover dat ze een bezoek brengen aan een verrassingsevenement om de cateringservice in actie te beoordelen.

Wie heeft de leiding op de site?

Vraag het aan uw cateraars die de maaltijd zullen regelen die wordt geserveerd. Hopelijk, maar niet altijd, zal uw cateraar ter plaatse zijn. Als dat niet het geval is, controleert u de naam van de verantwoordelijke persoon en beveiligt u deze. In het geval van problemen of moeilijkheden zult u nauw met deze persoon moeten samenwerken. Zorg ervoor dat je voor het evenement of op de dag van het evenement kennismaakt met de persoon die de leiding heeft.

Bediening

Goede service, zoals lekker eten, heeft een manier om een ​​evenement onvergetelijk te maken. Trage service kan ook het tempo en de tijdschema van uw evenement negatief beïnvloeden.

Vraag wat de verhouding van servers tot gasten zal zijn voor uw evenement. Een goede vuistregel voor een diner is een server voor elke 8-10 gasten.

Krijg een toezegging van uw cateraar voor hoeveel obers, busiers en barmannen er zullen zijn. Op de dag van het evenement controleren en controleren of ze allemaal worden weergegeven. Als ze er niet allemaal in slagen, dan heb je een goede reden om te vragen om een ​​verlaging van de prijs die je betaalt.

Wat zal het bedienend personeel dragen? Zorg ervoor dat het bedienend personeel goed gekleed is voor uw evenement.

Decoraties

Sommige cateringservices bieden tafelversieringen, meestal tegen een extra prijs.

Centerpieces, bloemen en kaarsen kunnen beschikbaar zijn.

Misschien wilt u een menukaart voor de gasten die de ingrediënten van de gerechten beschrijft die worden geserveerd.

Vergunningen, vergunningen en verzekeringen

Een cateringservice die een licentie heeft en over de juiste vergunningen en aansprakelijkheidsverzekeringen beschikt, doet altijd zijn best om veilige procedures voor het omgaan met voedsel en richtlijnen voor de gezondheidscode te volgen. Uiteraard is dit in uw beste belang. Niemand wil een zieke gast als gevolg van het eten dat op uw evenement werd geserveerd. En als er een probleem is, moet de aansprakelijkheidsverzekering van uw cateraar het probleem dekken. Zorg ervoor dat de werknemers van de cateraar onder de werkgeverscompensatie vallen, dus als er iets mis gaat, is de cateraar aansprakelijk, niet uw organisatie.

Referenties

Vraag uw potentiële cateringservices naar recente referenties uit het verleden. Zorg ervoor dat u deze referenties belt! Vraag naar het eten, de professionele vaardigheden, persoonlijkheid en het vermogen van de cateraar om onverwacht iets aan te pakken.

Verborgen kosten

Zijn fooien inbegrepen in de voedselprijzen? Zo nee, wat is de gratifikatiekosten? Wat is het betalingsbeleid? Sommige cateraars vragen om contant geld, anderen accepteren cheques of creditcards.

Zorg ervoor dat uw prijzen inclusief belastingen omvatten.

Weet wat uw overwerkbeleid voor cateringdiensten is en hoe overuren worden berekend. Als uw evenement lang duurt of een vertraging heeft, kunnen deze kosten in werking treden, zelfs als de oorzaak niet uw schuld is.

Financiële regelingen

Elke cateringservice kan uw maaltijd voor fondsenwervende evenementen anders berekenen. Om ervoor te zorgen dat u appels met appels vergelijkt, is het verstandig om een ​​eenvoudige checklist te maken. Gebruik de checklist om te bevestigen dat elke cateringservice dezelfde services biedt.

Vraag altijd hoeveel aanbetaling nodig is en wanneer het eindsaldo verschuldigd is.

Nadat u uw cateraar heeft geselecteerd, moeten deze een schriftelijk contract voorleggen dat u kunt ondertekenen. U moet ook een kopie ontvangen van het contract dat is ondertekend door uw cateraar.

Dit moet een volledig gedetailleerd contract zijn dat alle specificaties weergeeft die u wenst (datum, tijd en locatie van het evenement, menu, kosten per persoon, datum om het aantal koppen te voltooien, opstel- en afkooptijden, fooibeleid, betalingsbeleid, verhuur inbegrepen apparatuur en decoraties, type en aantal aangeboden personeel, overwerkbeleid en alle andere relevante geleverde diensten).

In het contract moet ook het annulerings- en teruggavebeleid worden beschreven.

Lahore Catering is een professionele cateraar die graag mensen gelukkig maakt en deel uitmaakt van hun evenementen.


Geef een reactie

Your email address will not be published.